La configuration de M-Files comporte deux étapes. Un administrateur de l’organisation connecte et paramètre le coffre, puis les utilisateurs importent ou lient les clients M-Files concernés comme clients Didyma. La connexion du coffre ne lie pas automatiquement tous les clients existants et ne déplace pas tous les documents vers M-Files.

Avant de commencer

Demande à ton administrateur M-Files l’URL de base de M-Files, l’identifiant du coffre, ainsi qu’un nom d’utilisateur et un mot de passe approuvés. Identifie la propriété de client M-Files qui associe les documents à un client.

Si les téléversements doivent utiliser des classes ou des métadonnées particulières, rassemble également les types de documents et les définitions de propriétés requis avant de configurer Didyma.

1. Configurer M-Files pour l’organisation

Un administrateur de l’organisation doit :

  1. Ouvrir Paramètres.
  2. Accéder à Stockage de documents.
  3. Choisir M-Files comme fournisseur de stockage.
  4. Sélectionner Configurer.
  5. Saisir URL de base, ID du coffre-fort, Nom d’utilisateur et Mot de passe.
  6. Sélectionner Connecter.
  7. Choisir la Propriété client qui lie les documents aux clients.
  8. Configurer les Types de documents et leurs métadonnées de téléversement si nécessaire.
  9. Sélectionner la Vue des documents utilisée pour récupérer les documents.
  10. Vérifier Contrôle d’accès, y compris les éventuels Clients restreints.
  11. Enregistrer la configuration.

Pour chaque type de document configuré, associe la classe et les propriétés M-Files obligatoires ou facultatives que les utilisateurs doivent renseigner lors du téléversement.

Une fois la connexion de l’organisation prête :

  1. Ouvre Clients.
  2. Ouvre Importer et choisis M-Files.
  3. Sélectionne les clients à ajouter.
  4. Confirme l’importation.

Didyma crée des clients de type entreprise liés aux identifiants de client M-Files sélectionnés. Les clients déjà liés dans Didyma sont exclus de la liste.

Un client existant qui n’est pas lié à un client M-Files continue d’utiliser le stockage documentaire standard de Didyma. La configuration de M-Files au niveau de l’organisation ne le lie pas automatiquement.

Téléverser des documents

Ouvre Documents pour un client lié à M-Files et téléverse des fichiers. Didyma peut demander le type ou la classe de document configurés, ainsi que les propriétés obligatoires et facultatives correspondantes.

Le téléversement de dossiers est désactivé pour le stockage M-Files, car chaque document peut nécessiter des métadonnées M-Files. Téléverse les fichiers au moyen du processus pris en charge et renseigne les champs demandés. Pour les autres fonctions de l’espace de travail documentaire, consulte Téléverser et organiser des documents.

Restreindre certains clients

Utilise Clients restreints lorsque les documents M-Files de certains clients ne doivent être accessibles qu’aux administrateurs de l’organisation. Ce contrôle d’accès aux documents M-Files est distinct de la visibilité Tous les membres ou Restreint d’un client Didyma.

Vérifie les deux contrôles lorsque l’accès est important. Consulte Gérer les autorisations d’accès aux clients.

Comportement important lors de la dissociation

L’action de dissociation d’un client importé depuis M-Files supprime les données du client dans Didyma. Elle ne modifie ni ne supprime les documents sources dans M-Files.

Avant de confirmer la dissociation, vérifie que tu as sélectionné le bon client et que tu comprends quels dossiers Didyma seront supprimés. Le fait que les documents M-Files soient conservés ne permet pas de récupérer par cette action les données de mandat supprimées dans Didyma.

Résolution des problèmes

  • Si Connecter échoue, vérifie l’URL de base, l’identifiant du coffre, les identifiants de connexion et l’accès au coffre avec l’administrateur M-Files.
  • Si des clients n’apparaissent pas lors de l’importation, vérifie la Propriété client associée et assure-toi que le client n’est pas déjà lié.
  • Si des documents manquent, vérifie la liaison du client, la valeur de la propriété client, la Vue des documents sélectionnée et les restrictions d’accès.
  • Si les métadonnées de téléversement sont incomplètes, vérifie le type de document, la classe et les propriétés obligatoires configurés.