La configurazione di M-Files si svolge in due fasi. Un amministratore dell’organizzazione collega e configura le associazioni del vault, quindi gli utenti importano o collegano i clienti M-Files pertinenti come clienti Didyma. Il collegamento del vault non collega automaticamente ogni cliente esistente né sposta tutti i documenti in M-Files.

Prima di iniziare

Richiedi all’amministratore M-Files l’URL di base, l’ID del vault, nonché un nome utente e una password approvati. Identifica la proprietà cliente M-Files che associa i documenti a un cliente.

Se i caricamenti devono utilizzare classi o metadati specifici, raccogli anche i tipi di documento e le definizioni delle proprietà richieste prima di configurare Didyma.

1. Configurare M-Files per l’organizzazione

Un amministratore dell’organizzazione deve:

  1. Aprire Impostazioni.
  2. Andare a Archiviazione documenti.
  3. Scegliere M-Files come fornitore di archiviazione.
  4. Selezionare Configura.
  5. Inserire URL di base, ID del vault, Nome utente e Password.
  6. Selezionare Connetti.
  7. Scegliere la Proprietà cliente che collega i documenti ai clienti.
  8. Configurare Tipi di documento e i relativi metadati di caricamento, se necessario.
  9. Selezionare la Vista documenti utilizzata per recuperare i documenti.
  10. Verificare Controllo accessi, compresi gli eventuali Clienti con restrizioni.
  11. Salvare la configurazione.

Per ogni tipo di documento configurato, associa la classe e le proprietà M-Files obbligatorie o facoltative che gli utenti devono compilare durante il caricamento.

Dopo aver preparato il collegamento dell’organizzazione:

  1. Apri Clienti.
  2. Apri Importa e scegli M-Files.
  3. Seleziona i clienti da aggiungere.
  4. Conferma l’importazione.

Didyma crea clienti aziendali collegati agli identificativi cliente M-Files selezionati. I clienti già collegati in Didyma vengono esclusi.

Un cliente esistente non collegato a un cliente M-Files continua a utilizzare l’archiviazione documenti standard di Didyma. La configurazione di M-Files a livello di organizzazione non lo ricollega automaticamente.

Caricare documenti

Apri Documenti per un cliente collegato a M-Files e carica i file. Didyma può richiedere il tipo o la classe di documento configurati e le relative proprietà obbligatorie e facoltative.

Il caricamento di cartelle è disattivato per l’archiviazione M-Files perché ogni documento può richiedere metadati M-Files. Carica i file mediante la procedura supportata e compila i campi richiesti. Per le altre funzioni dell’area di lavoro dei documenti, consulta Caricare e organizzare i documenti.

Limitare i clienti selezionati

Usa Clienti con restrizioni se i documenti M-Files dei clienti selezionati devono essere disponibili soltanto agli amministratori dell’organizzazione. Si tratta di un controllo dell’accesso ai documenti M-Files, separato dalla visibilità Tutti i membri o Limitato del cliente Didyma.

Quando l’accesso è rilevante, verifica entrambi i controlli. Consulta Gestire le autorizzazioni dei clienti.

Comportamento importante durante lo scollegamento

L’azione di scollegamento per un cliente importato da M-Files rimuove i dati del cliente da Didyma. Non modifica né elimina i documenti di origine in M-Files.

Prima di confermare lo scollegamento, controlla di aver selezionato il cliente corretto e di comprendere quali dati Didyma verranno rimossi. Il fatto che i documenti M-Files rimangano disponibili non rende recuperabili mediante questa azione i dati del mandato eliminati da Didyma.

Risoluzione dei problemi

  • Se Connetti non riesce, verifica con l’amministratore M-Files l’URL di base, l’ID del vault, le credenziali e l’accesso al vault.
  • Se i clienti non compaiono durante l’importazione, verifica la Proprietà cliente associata e che il cliente non sia già collegato.
  • Se mancano documenti, verifica il collegamento del cliente, il valore della proprietà cliente, la Vista documenti selezionata e le restrizioni di accesso.
  • Se i metadati di caricamento sono incompleti, verifica il tipo di documento configurato, la classe e le proprietà obbligatorie.