Im Dokumentenarbeitsbereich des Mandanten bleiben die Mandatsdateien in ganz Didyma verfügbar. Dateien im Arbeitsbereich können im Jahresabschluss verwendet, als Nachweis an Checklisten angehängt und einem Compliance-Paket hinzugefügt werden.

Dateien oder Ordner hochladen

  1. Öffne den Mandanten und gehe zu Dokumente.
  2. Verwende den Bereich Dokumente für den Jahresabschluss hochladen oder öffne Aktionen.
  3. Wähle Dateien hochladen oder Ordner hochladen. Du kannst Dateien auch in den Arbeitsbereich ziehen.
  4. Bestätige den Zielordner und alle von Didyma angezeigten Optionen.

Beim Hochladen eines Ordners bleibt dessen Struktur erhalten. Du kannst Dateien auch in den Arbeitsbereich einfügen. Vor dem Hochladen bittet dich Didyma, Mandant und Ziel zu bestätigen.

Erstelle über Aktionen > Neuer Ordner vor dem Hochladen eine Struktur. Eine einfache Gliederung nach Jahr und Mandat erleichtert es, die Nachweise später wiederzufinden.

Doppelte Namen auflösen

Wenn am Ziel bereits eine Datei mit demselben Namen vorhanden ist, wähle die passende Aktion:

  • Überspringen behält die bestehende Datei bei und lädt das Duplikat nicht hoch.
  • Umbenennen lädt eine separate Kopie unter einem anderen Namen hoch.
  • Überschreiben ersetzt die bestehende Datei.

Wähle Überschreiben erst, nachdem du bestätigt hast, dass die neue Datei die gewünschte Version ist. Bei einer grossen Datei kann Didyma auch Verkleinern oder Weiter anbieten.

Arbeitsbereich-Dateien und Kunden-Uploads

Arbeitsbereich-Dateien sind die Arbeitsdokumente, die dein Team in Didyma organisiert und wiederverwendet.

Kunden-Uploads sind eingehende schreibgeschützte Dateien. Du kannst sie herunterladen oder in den Arbeitsbereich verschieben, bevor du sie in der Mandatsstruktur verwendest.

Wenn M-Files verbunden ist

Ein mit M-Files verknüpfter Mandant kann Dokumente über M-Files speichern. Beim Hochladen kann Didyma nach einem Dokumenttyp oder einer Klasse sowie nach erforderlichen oder optionalen M-Files-Eigenschaften fragen.

Für den M-Files-Speicher können keine Ordner hochgeladen werden. Lade stattdessen die Dateien hoch und ergänze die angeforderten Metadaten. Ein Mandant, der nicht mit einem M-Files-Kunden verknüpft ist, verwendet weiterhin den standardmässigen Dokumentenspeicher von Didyma, auch wenn M-Files für die Organisation konfiguriert ist.

Informationen zur Einrichtung durch Administratoren und zur Mandantenverknüpfung findest du unter M-Files verbinden.

Inhalte des Arbeitsbereichs herunterladen oder entfernen

Verwende Aktionen > Alle herunterladen, wenn du eine lokale Kopie des Arbeitsbereichs benötigst. Alles löschen entfernt den gesamten Inhalt des Arbeitsbereichs. Prüfe deshalb den ausgewählten Mandanten und stelle vor dieser Aktion sicher, dass erforderliche Mandatsnachweise anderweitig aufbewahrt werden.

Dokumente in einer Jahresrechnung verwenden

Sobald die Dateien organisiert sind, öffne Jahresrechnung erstellen. Hänge unter Checklisten relevante Nachweise aus dem Arbeitsbereich an. Füge unter Abschliessen die erforderlichen Belegdokumente dem Compliance-Paket hinzu.