Die Einrichtung von M-Files besteht aus zwei Phasen. Ein Organisationsadministrator verbindet den Vault und konfiguriert die Zuordnungen. Danach importieren oder verknüpfen Benutzer die relevanten M-Files-Kunden als Didyma-Mandanten. Durch das Verbinden des Vaults wird nicht automatisch jeder bestehende Mandant verknüpft, und nicht jedes Dokument wird zu M-Files verschoben.

Bevor du beginnst

Beschaffe die M-Files-Basis-URL, die Vault-ID sowie einen genehmigten Benutzernamen und ein Passwort von deinem M-Files-Administrator. Ermittle die M-Files-Kunden-Eigenschaft, die Dokumente mit einem Kunden verknüpft.

Wenn Uploads bestimmte Klassen oder Metadaten verwenden müssen, beschaffe vor der Konfiguration von Didyma auch die erforderlichen Dokumenttypen und Eigenschaftsdefinitionen.

1. M-Files für die Organisation konfigurieren

Ein Organisationsadministrator sollte:

  1. Einstellungen öffnen.
  2. Zu Dokumentenspeicher wechseln.
  3. M-Files als Speicheranbieter wählen.
  4. Konfigurieren wählen.
  5. Basis-URL, Vault-ID, Benutzername und Passwort eingeben.
  6. Verbinden wählen.
  7. Die Kunden-Eigenschaft wählen, die Dokumente mit Mandanten verknüpft.
  8. Bei Bedarf Dokumenttypen und deren Upload-Metadaten konfigurieren.
  9. Die zum Abrufen von Dokumenten verwendete Dokumentenansicht wählen.
  10. Die Zugriffskontrolle und dabei auch allfällige Gesperrte Kunden prüfen.
  11. Die Konfiguration speichern.

Ordne für jeden konfigurierten Dokumenttyp die Klasse und die erforderlichen oder optionalen M-Files-Eigenschaften zu, die Benutzer beim Hochladen ausfüllen müssen.

Nachdem die Organisationsverbindung eingerichtet ist:

  1. Öffne Mandanten.
  2. Öffne Importieren und wähle M-Files.
  3. Wähle die hinzuzufügenden Kunden aus.
  4. Bestätige den Import.

Didyma erstellt Unternehmensmandanten, die mit den ausgewählten M-Files-Kundenkennungen verknüpft sind. Bereits in Didyma verknüpfte Kunden werden herausgefiltert.

Ein bestehender Mandant, der nicht mit einem M-Files-Kunden verknüpft ist, verwendet weiterhin den standardmässigen Dokumentenspeicher von Didyma. Die organisationsweite M-Files-Einrichtung verknüpft ihn nicht unbemerkt neu.

Dokumente hochladen

Öffne Dokumente für einen mit M-Files verknüpften Mandanten und lade Dateien hoch. Didyma kann nach dem konfigurierten Dokumenttyp oder der Klasse sowie den erforderlichen und optionalen Eigenschaften fragen.

Für den M-Files-Speicher können keine Ordner hochgeladen werden, da jedes Dokument M-Files-Metadaten benötigen kann. Lade die Dateien über den unterstützten Ablauf hoch und fülle die angeforderten Felder aus. Weitere Informationen zum Dokumentenarbeitsbereich findest du unter Dokumente hochladen und organisieren.

Ausgewählte Kunden einschränken

Verwende Gesperrte Kunden, wenn M-Files-Dokumente ausgewählter Kunden nur für Organisationsadministratoren verfügbar sein sollen. Diese M-Files-Zugriffskontrolle für Dokumente ist von der Sichtbarkeit Alle Mitglieder oder Eingeschränkt eines Didyma-Mandanten getrennt.

Prüfe beide Kontrollen, wenn der Zugriff relevant ist. Siehe Mandantenberechtigungen verwalten.

Wichtige Auswirkungen beim Aufheben einer Verknüpfung

Wenn du die Verknüpfung eines aus M-Files importierten Mandanten aufhebst, werden die Daten des Mandanten aus Didyma entfernt. Die Quelldokumente in M-Files werden weder geändert noch gelöscht.

Prüfe vor der Bestätigung, ob du den richtigen Mandanten ausgewählt hast und welche Didyma-Datensätze entfernt werden. Dass die M-Files-Dokumente erhalten bleiben, bedeutet nicht, dass die gelöschten Didyma-Mandatsdaten durch diese Aktion wiederhergestellt werden können.

Fehlerbehebung

  • Wenn Verbinden fehlschlägt, prüfe Basis-URL, Vault-ID, Anmeldedaten und Vault-Zugriff mit dem M-Files-Administrator.
  • Wenn Kunden beim Import nicht angezeigt werden, prüfe die zugeordnete Kunden-Eigenschaft und ob der Kunde bereits verknüpft ist.
  • Wenn Dokumente fehlen, prüfe die Mandantenverknüpfung, den Wert der Kunden-Eigenschaft, die ausgewählte Dokumentenansicht und die Zugriffsbeschränkungen.
  • Wenn Upload-Metadaten unvollständig sind, prüfe den konfigurierten Dokumenttyp, die Klasse und die erforderlichen Eigenschaften.